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文件標準化要求
本帖最後由 hlperng 於 2014-12-5 23:42 編輯
文件化或文檔 (documentation) → 程序書 (procedures) + 記錄 (records) → 文件化資訊 (documented information)
程序書為需要維護 (maintain) 的文件化資訊、紀錄為需要保存 (retain) 的文件化資訊。
文件要求 = 格式 (format) + 內容 (contents) + 內涵 (context) + 媒體 (media)
格式包括:識別與說明(名稱、日期、作者、引用資料)、語言、軟體版本、圖表、 ... 。
媒體包括:紙本 (paper)、電子檔 (electronic)、網路 (website) 資訊。
電子檔與網路資訊的差別,在於是否可以獨立呈現與後續運用。電子檔可以下載存檔單獨閱讀或保存、網路資訊只能在線上瀏覽。
文件基本資料(位於每一頁的頁首):
- 文件編號
- 文件名稱
- 文件版別 (例如:0302 或 2014)
- 最新版日期 (例如:2014-12-05)
- 頁碼/總頁數 (例如:第 3 頁 共 75 頁 或 3 of 75 )
- 最新列印日期 (例如:2014-12-07)
- 組織識別標誌 (CSQ, QKC)
文件編號原則:
- 三段式編碼,組織代碼 - 文件類別代碼 - 流水號碼
- 組織代碼,採 CSQ, CSQ/QKC, QKC 三種格式,
- 流水號碼,一般通用的記事性文件以 5 碼(最大容量 99,999 本)為原則;若是具有時效的記年性文件,則加上前置年度 4 碼 + 流水 4 碼,共 8 碼。(估計每年 9,999 本、累積 10 年最大容量共 99,000本)。
文件類別代碼:
- 規章辦法:MS (management systems), SRD (statutory, regulatory, directive)、 ...
- 管理文件:MSR (I 階要求)、MSP (II 階程序書)、MSI (III階指導書)、 ...
- 程序書:PROC、P、 ...
- 指導書:INST、WI、I、 ...
- 標準:STD、ST、SD、 ...
- 報告:RPT、TR、WR、RR、 ...
- 簡報:VG (View Graph)
- 手冊:HDBK (handbook)、HD、 ...
- 便覽:MNL (manual)、
- 表單:FM (form)
文件編號應用說明:
- 管理文件 → QKC 特有資訊,組織代碼為 QKC,文件類別一階為MSR、二階文件類別代碼為MSP、三階文件類別代碼為MSI,管理文件屬於記事性資訊,流水代碼採 5 碼方式,其編號方式為:QKC-MSR-00000、QKC-MSP-00000、QKC-MSI-00000
- 標準 → 具有公信力與通用性的資訊、依照標準化原則建立的文件,宜採用嚴謹的文件格式,組織代碼以學會 (CSQ) 為主;文件類別代碼為 STD,標準屬記事性資訊,流水碼採一般國際標準慣例的 5 碼為原則,版本參考 ISO 國際標準以附加 4 碼年份表示,編號方式例如:CSQ-STD-00000:YYYY
- 報告 → 強調 QKC 組織技術自主性的文件,包括:研究報告、技術報告、研究報告等,採用標準文件格式。組織代碼依照資訊性質,分為CSQ/QKC 與 QKC 兩類,文件類別代碼可採 TR,亦可依照性質採用更細的分類,報告屬計年性資訊,可採用兩種標號方式,例如:CSQ/QKC-TR-YYYY-0000,或 QKC-TR-YYYY-0000
- 論文 → 使用一般慣用論文格式,配合投稿單位之規定為主,QKC 自行收集存檔,組織代碼為 QKC,論文多屬記年性資訊,流水採 4 碼年度碼 + 4 碼流水碼,其編號方式可採無文件類別,例如:QKC-2014-0000
- 簡報 → 使用微軟 PowerPoint 檔案格式,每頁加註基本資料,標示日期、主題、頁碼。首頁加註QKC 標誌、主題、報告人、日期、文件編號,簡報屬紀年性資訊,其編號方式可為:QKC-VG-2014-0000。
- 版本 → 記事性資訊,採 ed + iss 四碼,ed 大改版、iss小改版,0000 = ed 00 iss 00,0103 = ed 01 iss 03;記年性文件參考 ISO 國際標準慣例,以 4 碼年度作為版本碼,例如:2014、2015。有關版本詳細原則,可規定在(文件)變更控制程序書。
文件版面(紙張)大小以 A4 直式為原則,上天、下地、左、右邊距各為 25 mm (約為 1 吋),以方便必要時裝訂所需之空間,本文區寬度約為 160 mm。簡報資訊版面大小,則以A4橫式為主。
文件章節架構:- 封面
- 前言(核可頁)
- 簡介(變更頁)
- 1. 目的(purpose)
- 2. 範圍或適用範圍(scope)
- 3. 引用文件
- 4. (本文)
- ...
- 附錄
- 文獻書目
文件章節架構
- 封面
- 摘要(前言、簡介)
- 1. 目的與範圍
- 1.1 目的
- 1.2 範圍
- 1.3 ...
- 2. 相關文件
- 2.1 引用文件
- 2.2 參考文件
- 3. 名詞定義
- 4. (本文)
- ...
- 附錄
- 文獻書目
本文內容慣用文字:- 大小寫,中英文、縮寫字、阿拉伯數字、 ...
- 標點符號、數學符號、數學公式、 ...
- 標題、章節編號、圖表標題、標誌、 ...
- 封面、目錄、變更頁、摘要、 ...
- 文件內建資料(後設資料、詮釋資料) (metadata)、頁首、頁尾、 ...
- 字體大小、行距、間距、表文縮格、清單、條款、 ...
- shall = 必須、should = 應該、may = 得、 ...
- ...
電子檔使用軟體:- 一般文件原始檔採用 Microsoft Word .doc 或 .docx 格式。
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