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QKC20141205:來新陽 - QKC 知識文件系統架構與管理 [複製鏈接]

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本帖最後由 hlperng 於 2016-3-27 10:56 編輯

品質學會品質知識社群(QKC)研討會
專題:QKC 知識文件系統架構與管理
時間:2014年12月05日(星期五) 19:00 - 21:00
地點:品質學會九樓教室
主講:來新陽會友(中國電子另件認證委員會資深顧問)、彭鴻霖會友(REDI 志工)
主持:林公孚會友(QKC 執行秘書)

參加 QKC 研討會名單(簽到序):
官生平、石玉立、彭鴻霖、陳燕坦、賴子歆、朱慧德、林文芳、林正國、來新陽、孫成宏、張有成、林公孚、魏麗碧、洪世澤 。(請假:徐旺鴻、李偉劍、陳國團、周芳蘭、任克之、楊錫珪)

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發表於 2014-12-2 20:33:48 |顯示全部樓層

QKC 知識文件系統架構

本帖最後由 hlperng 於 2014-12-5 23:17 編輯

一、QKC 知識文件系統架構摘要 (官會長報告)
1. 前言為實踐〈QKC 發展路線圖 (2014 ~ 2023)〉中與知識文件有關的短、中期計畫項目,特以 QKC 知識文件系統架構(以下簡稱本系統架構)為設計藍圖,將 QKC 成員所編製的各類知識文件,有系統地予以確認、創造、取得、掌握、使用、分享、儲存及傳播,進行積極及有效的管理。以無紙化的電子書模式,建置於 QKC 既有的雲端運算知識管理系統 (http://www.kmcloud.org/),透過 QKC 知識文件管制中心的運作,使之 QKC 的大德大賢所積累的知識寶藏,能永續傳承於後學後進,進而激勵 QKC 成員創新符合普世價值的知識文件,持續逐年發展成華人世界同道的公共知識財,以此永續經營 QKC 的業務模式。

QKC 短期計畫 (2014 ~ 2015):業務模式形成期
  (1) 標準化 QKC 內部文件、教材講義、及簡報投影片製作
  (2) 具體化 QKC 知識網站服務內容

QKC 中期計畫 (2016 ~ 2018):制度規範建立期
  (1) 成立 QKC 知識文件管制中心
  (2) 具體化 QKC 知識管理網站營運模式
  (3) 正式出版 QKC 卓越系列教材講義

透過 QKC 知識文件系統積極及有效的管理,將各類知識文件有系統地予以確認、創造、取得、掌握、使用、分享、儲存及傳播。

2. QKC 知識文件系統架構
2.1 QKC 知識文件階層
本系統架構的設計比照 ISO 文件架構,將各類知識文件分成為手冊 (manual)、管理程序書 (procedure)、作業指導書 (work instruction)、知識文件 (knowledge document)。

2.2 知識文件編碼原則
採用四段式編碼原則:
QKC-文件階層-類別-流水號

案例:
  • QKC-M-0-01, QKC 知識文件系統架構,官生平
  • QKC-M-1-01, 兩岸共同協力推動「NTQM」,王治翰
  • QKC-W-2-01, QKC 知識文件 Word 排版標準及編輯技巧,官生平
  • QKC-Z-A-01, 基本統計分析,官生平


QKC 知識文件包括:內部文件、教材講義及投影片。
QKC 知識文件管理系統文件分為管理手冊 (manual)、程序書 (procedure)、作業指導書 (instruction)、紀錄 (record)。
QKC 知識文件包括:論文 (paper)、技術報告 (technical reports)


文件類別代碼定義說明
管理手冊M為最高階文件,其內容除了本系統架構外,
並說明 QKC 中心思想、QKC 願景、價值觀、目標、策略,
QKC 發展線路圖,QKC 業務模式,以及知識文件管理。
M1: 中心思想
M2: 願景、價值觀、目標、策略
M3: 發展路線圖
M4: 業務模式
M5: 知識文件管理
管理程序書PQKC 業務流程:由誰做何事何時作 (who, what, when),
如企劃書、計畫書。
P1: 專案企劃書、計畫書
P2: 專案檢討報告
P3: 研討會作業程序
P4: 講師顧問團作業程序
作業指導書WQKC 作業指導書:如何作 (how to do),
如知識文件 Word 排版標準及編輯技巧。
W1: 雲端知識文件系統使用手冊
W2: 知識文件排版標準
知識文件ZQKC 活動記錄、表單及正式知識文件成果皆屬之,
如專案報告、會議記錄、網站文章、教材講義、書籍,
及月刊、研討會、期刊論文。
Z1: 基礎知識及手法
Z2: 成套技術及方法論
Z3: 專業領域知識
Z4: 創新專業知識
Z5: 經營階層管理
Z6: 會議記錄
ZA: 外部參考文件


----------------------------------------------------------------------------------
二、討論:
管理系統文件,參考 ISO 相關作法分為 4 個層次:
第 1 階文件(最高階)包括:政策、目標、策略、指令(directives)
第 2 階文件為程序書 (procedures)
第 3 皆文件為指導書 (instructions)
第 4 階文件為記錄 (records)

專案及專業文件類別:
  • 計畫書 (plans)
  • 程序書 (procedures)
  • 表列清單 (listings)

美軍文件類別:
  • 標準 (standards):MIL-STD-105、MIL-STD-810
  • 規範 (specification):MIL-M-38510、MIL-Q-9858、MIL-PRF-38535、MIL-DTL-31000
  • 手冊 (handbook):MIL-HDBK-108、MIL-HDBK-217
  • 資料品項說明(data item description):DI-HFAC-81390、DI-QCIC-80107


便覽 (manual) 與手冊 (handbook),是同一類、還是有不同屬性?

標準 (standard) 與規範 (specification),是不同的文件:
Nippon Kōgyō Kikaku = Japanese Industrial Standard (JIS) ,早期稱為「日本工業規格」、現在多稱「日本工業標準」。

工作產品 (work product)、交付文件 (data deliverable)、資料集 (data package)報告 (report):研究報告 (research report, RR)、技術報告 (technical report, TR)、工作報告 (work report, WR)

記錄 (record)、會議紀錄 (meeting minutes)、檢驗紀錄。

論文 (paper):學報或期刊論文 (journal paper)、研討會論文 (conference paper);品質月刊屬於期刊!


參考資料
ISO 9000:2005 (= CNS 12680:2008)3.7.2 文件 (document)
資訊及其承載媒體。
範例:記錄 (record)、規格書 (specification)、程序文件 (procedure document)、圖面 (drawing)、報告 (report)、標準 (standard)。
備考 1:媒體可以是紙本、磁性媒體、電子或光學計算機磁片、照片或主體樣本、或上述組合。
備考 2:一組文件,例如規格書與記錄的彙整,常被稱為文件化 (documentation)
備考 3:一些與所有文件形式有關之參考(例如具易讀的要求),但有可能對規格(例如需要修訂版管制的要求)與記錄(例如可調閱的要求)可有不同之要求。


ISO 9000:2000
3.7.2 文件 (document)


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發表於 2014-12-3 11:07:13 |顯示全部樓層

文件標準化要求

本帖最後由 hlperng 於 2014-12-5 23:42 編輯

文件化或文檔 (documentation) → 程序書 (procedures) + 記錄 (records) → 文件化資訊 (documented information)
程序書為需要維護 (maintain) 的文件化資訊、紀錄為需要保存 (retain) 的文件化資訊。

文件要求 = 格式 (format) + 內容 (contents) + 內涵 (context) + 媒體 (media)

格式包括:識別與說明(名稱、日期、作者、引用資料)、語言、軟體版本、圖表、 ... 。
媒體包括:紙本 (paper)、電子檔 (electronic)、網路 (website) 資訊。
電子檔與網路資訊的差別,在於是否可以獨立呈現與後續運用。電子檔可以下載存檔單獨閱讀或保存、網路資訊只能在線上瀏覽。


文件基本資料(位於每一頁的頁首):
  • 文件編號
  • 文件名稱
  • 文件版別 (例如:0302 或 2014)
  • 最新版日期 (例如:2014-12-05)
  • 頁碼/總頁數 (例如:第 3 頁 共 75 頁 或 3 of 75 )
  • 最新列印日期 (例如:2014-12-07)
  • 組織識別標誌 (CSQ, QKC)


文件編號原則:
  • 三段式編碼,組織代碼 - 文件類別代碼 - 流水號碼
  • 組織代碼,採 CSQ, CSQ/QKC, QKC 三種格式,
  • 流水號碼,一般通用的記事性文件以 5 碼(最大容量 99,999 本)為原則;若是具有時效的記年性文件,則加上前置年度 4 碼  + 流水 4 碼,共 8 碼。(估計每年 9,999 本、累積 10 年最大容量共 99,000本)。


文件類別代碼:
  • 規章辦法:MS (management systems), SRD (statutory, regulatory, directive)、 ...
  • 管理文件:MSR (I 階要求)、MSP (II 階程序書)、MSI (III階指導書)、 ...
  • 程序書:PROC、P、 ...
  • 指導書:INST、WI、I、 ...
  • 標準:STD、ST、SD、 ...
  • 報告:RPT、TR、WR、RR、 ...
  • 簡報:VG (View Graph)
  • 手冊:HDBK (handbook)、HD、 ...
  • 便覽:MNL (manual)、
  • 表單:FM (form)

文件編號應用說明:
  • 管理文件 → QKC 特有資訊,組織代碼為 QKC,文件類別一階為MSR、二階文件類別代碼為MSP、三階文件類別代碼為MSI,管理文件屬於記事性資訊,流水代碼採 5 碼方式,其編號方式為:QKC-MSR-00000、QKC-MSP-00000、QKC-MSI-00000
  • 標準 → 具有公信力與通用性的資訊、依照標準化原則建立的文件,宜採用嚴謹的文件格式,組織代碼以學會 (CSQ) 為主;文件類別代碼為 STD,標準屬記事性資訊,流水碼採一般國際標準慣例的 5 碼為原則,版本參考 ISO 國際標準以附加 4 碼年份表示,編號方式例如:CSQ-STD-00000:YYYY
  • 報告 → 強調 QKC 組織技術自主性的文件,包括:研究報告、技術報告、研究報告等,採用標準文件格式。組織代碼依照資訊性質,分為CSQ/QKC 與 QKC 兩類,文件類別代碼可採 TR,亦可依照性質採用更細的分類,報告屬計年性資訊,可採用兩種標號方式,例如:CSQ/QKC-TR-YYYY-0000,或 QKC-TR-YYYY-0000
  • 論文 → 使用一般慣用論文格式,配合投稿單位之規定為主,QKC 自行收集存檔,組織代碼為 QKC,論文多屬記年性資訊,流水採 4 碼年度碼 + 4 碼流水碼,其編號方式可採無文件類別,例如:QKC-2014-0000
  • 簡報 → 使用微軟 PowerPoint 檔案格式,每頁加註基本資料,標示日期、主題、頁碼。首頁加註QKC 標誌、主題、報告人、日期、文件編號,簡報屬紀年性資訊,其編號方式可為:QKC-VG-2014-0000。
  • 版本 → 記事性資訊,採 ed + iss 四碼,ed 大改版、iss小改版,0000 = ed 00 iss 00,0103 = ed 01 iss 03;記年性文件參考 ISO 國際標準慣例,以 4 碼年度作為版本碼,例如:2014、2015。有關版本詳細原則,可規定在(文件)變更控制程序書。


文件版面(紙張)大小以 A4 直式為原則,上天、下地、左、右邊距各為 25 mm (約為 1 吋),以方便必要時裝訂所需之空間,本文區寬度約為 160 mm。簡報資訊版面大小,則以A4橫式為主。


文件章節架構:
  • 封面
  • 前言(核可頁)
  • 簡介(變更頁)
  • 1. 目的(purpose)
  • 2. 範圍或適用範圍(scope)
  • 3. 引用文件
  • 4. (本文)
  • ...
  • 附錄
  • 文獻書目

文件章節架構
  • 封面
  • 摘要(前言、簡介)
  • 1. 目的與範圍
  • 1.1 目的
  • 1.2 範圍
  • 1.3 ...
  • 2. 相關文件
  • 2.1 引用文件
  • 2.2 參考文件
  • 3. 名詞定義
  • 4. (本文)
  • ...
  • 附錄
  • 文獻書目


本文內容慣用文字:
  • 大小寫,中英文、縮寫字、阿拉伯數字、 ...
  • 標點符號、數學符號、數學公式、 ...
  • 標題、章節編號、圖表標題、標誌、 ...
  • 封面、目錄、變更頁、摘要、 ...
  • 文件內建資料(後設資料、詮釋資料) (metadata)、頁首、頁尾、 ...
  • 字體大小、行距、間距、表文縮格、清單、條款、 ...
  • shall = 必須、should = 應該、may = 得、 ...
  • ...

電子檔使用軟體:
  • 一般文件原始檔採用 Microsoft Word .doc 或 .docx 格式。
  • 簡報文件採用 Microsoft Powerpoint .ppt 或 .pptx 格式,
  • 圖檔原則上採用 .png 或 .jpg 格式。
  • 所有可供下載或複製的檔案以 .pdf 格式為主。



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研討會場記

本帖最後由 官生平 於 2015-4-17 16:25 編輯

林公:
學習平台,
一句話、800 到 2000 字,磨練文字。共筆大家出意見,修飾改正,提供稿件給林公,不要寫故事性的內容。技術性,可操作,可衡量,好的手冊。否則用處不大,平台有共識學此本領。
上台表達,抓點參考TED,抓住重點,發言每個人都有機會,發言前組織觀念的表達。練就長話短說的本領。
平台的功能。

官會長:
十年林公活動的延續,借此做彙整,延續未來發展。
過去十年 QKC 的發展與展望,飲水思源。
今年使用 Task Force 年度規劃與控管。QKC 發展路線圖,講師顧問團群組化,明年重要工作項目。
有產出的工作小組,知識文件,類別、如何產生,放置在雲端,已完成使用手冊。
建立活化機制。
十幾年前盧理事長將 QCRG 正名化,林公品質發展史中有介紹,利用資訊科技擴大化。
2004 ~ 2011 期間,延續七年發展,張會友、來會友全程參與。
斷掉重來有困難
2011 ~ 2013 年發展雲端,在臉書看到訊息,加入 QKC 或許有作用,雲端如何與 QKC 結合運用。
各項平台的建立與運作。
談願景、價值觀、目標、策略
建立共同學習及解決問題的平台。
第三波:2013 ~ 每個月兩次,除一次開天窗之外,從無間斷。
延續性非常重要,每個月兩次持續兩年。
每年建立 task force,規劃工作內容,所有活動可到 KMCloud 查閱。
QKC 發展路線圖十年規劃,減半達成,生命有限、工作無限。
講顧團群組化,idea 源自公孚兄,文件標準化,網站內容具體化,廣告收入。
知識網站營運模式,大家有責任分工,成果放在雲端平台。紙本存放的困擾。
群組化,每個群組都有任務,課程規劃與實施。發展路線圖為有時間刻痕的 PDCA,分成各組。
陳燕坦:QC 七手法、5S 活動、新 QC 七手法
ISO/TS 16949 五大核心技法分工,六標準差,QMAIC、DFSS、TRIZ,
ISO MSS 定義展開
創新專業,洪世澤,雲端知識管理系統,大數據
交至文管中心,網站可放千本,目前已有 666 份。
知識文件系統架構,
知識文件是成果,KMCloud 示範,帳號、密碼設定,
系統分析與設計
QKC 這個虛擬實境的品質知識社群,其來有自,經由前輩無怨無悔的持續經營,現今QKC已有既定的路線,
Software as a Service (SaaS) :
Platform as a Service (PaaS):
Infrastructure as Service (IaaS):
QKC 發展路線圖 (2014 ~ 2023)
品質月刊向會友和品質同道報告
QKC 年度 Task Force
持續規劃檢討,
各群組回去想想,12 月 19 日提出。PAS 99 System Manual,ISO 取消 Manual
系統總綱,system summary
documented information = 主要著重在 information 而不是在 document,系統一定要能夠可操作性、可管理性,操作規矩如何操作,系統過程確定後,如何運作營運,程序書 + 作業指導書,需要 Knowledge = collecting of information。
SaaS 是 Knowledge 包括內化與外引部分,
名稱必也正名乎

來會友:
QKC 知識文件系統架構及管理 refer ISO 文件管理
doc → di (documented information)
資訊掛帥,ISO 文章多,
傳承與變革創新,跟上時代,
雲端成套,內容類似,
ISO 9001:2015 架構
DI for operating (doc → procedures)Evidence (records)
PAS 99:2012Scope of MS
Policies and Objectives
System Manual
DI
Procedures (合併 procedures and work instructions), Effective planning and operation control
maintain procedures
DI
  records
  retain records

QKC 知識文件系統架構及管理 ⇒ QKC 系統文件化資訊與知識照 ISO 說法與作法,不要挶限於系統架構,
傳承,創新發展,變革更新,創造時代,
每一分組,把所有課程脈絡系統化說出來,elements 之間的相關性,天下文章一大抄,找出適用的對象。
架構建議
1. 系統總綱/系統手冊 (system summary/system manual)
2. 營運文件化資訊/知識 (operation DI/ Knowledge)
3. 證據

管理
制定與更新
鑑別與說明(如標題、日期、作者、參考號碼)
格式(如:語言、軟體版本、圖表)與媒介(如紙版、電子版),格式不拘,不講究格式與形式。
審查與批准,確保適用性與適切性

文件化資訊管制
確保:
應採措施:分發、存取、調閱與使用;儲存與保存、含保持清晰;變更管制(如版本管制);保存期間與處置

definitions:
3.50 Information
3.11 Documented information:
3.53 Knowledge: available collecton of information being a justified belief and having a high certainly to be true.  

標準化的定義,同中有異,異中求同,Annex SL 要求,TC 或 SC 都要遵守,應該允許開放空間,依照行業別、專業與產業不同而定,並且允許國與地域不同有所偏異。
There are total 26 DIs and 9 document DIs and 17 evidence DIs in ISO 9001:2015.

社群建立關係,身邊的人建立關係。


林會友:
審核非常重要,產品要經得起考驗,經驗談重要的東西請人斧正。

來會友:
林公作品都給女兒先過目,表示意見。

官會友:
各位所報告原則原理通通參考提出新的版本,一面訂一面作,很快可累積產生文件。學會書有電子檔,替學會做電子檔保存。
12月14日(週日),王晃三會友在長庚養生村主日佈道,另類演講,主題加談品格,09:30 ~ 10:50。



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